Documentation - Contacts

Contacts personnels

  1. Ajouter un contact
    Cliquez sur Nouveau. Introduisez toutes les données souhaitées et cliquez sur Sauver.
  2. Modifier un contact
    Trois méthodes vous sont proposées:
    • Affichez les détails du contact et cliquez ensuite sur Modifier
    • Effectuez un double clic sur le contact
    • Affichez les Actions du contact et sélectionnez Détails
  3. Photo
    Vous pouvez placer une photo dans la fiche. La plupart des formats sont supportés: GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF et RAW. L'image est automatiquement redimensionnée.
  4. Anniversaire
    Si vous renseignez la date de naissance d'un contact personnel, un événement récurrent est automatiquement créé dans votre calendrier pour les 25 prochaines années.
  5. Plan
    Affichez les détails d'un contact et cliquez ensuite sur Plan. Cette fonction n'est disponible que si une adresse postale (privée ou professionnelle) a été encodée pour le contact concerné. Le plan d'accès s'ouvre dans une fenêtre séparée.
  6. Ajouter un commentaire
    Vous pouvez ajouter un commentaire à un Contact. Les commentaires sur un contact de groupe seront visibles par tous les membres du groupe.

    Sélectionnez Commentaire dans les Actions d'un Contact. Les Contacts munis d'un commentaire sont signalés par un pictogramme.

  7. Attacher un Document
    Vous pouvez attacher (ou lier) un Document à un Contact. Par exemple, vous pouvez attacher son CV à une personne.

    Affichez les détails du Contact et cliquez sur l'onglet Pièces jointes. Sélectionnez ensuite un Document.

    NB: Si le contact est partagé, veillez à donner les droits d'accès nécessaires au Document.

    Une fois le Document attaché, vous pourrez facilement accéder aux Détails de celui-ci. Vous pourrez également briser le lien par la suite si nécessaire.

  8. Vérifier un contact
    Cette fonction n'est disponible que pour les contacts dont vous êtes le propriétaire.

    Elle vous permet de vérifier automatiquement les données d'un contact: le système envoie un e-mail à votre contact en lui présentant les données dont vous disposez (à l'exception du champ Commentaires et des Tags). Un lien dans l'e-mail permet de valider ou de modifier les données si nécessaire. Vous serez averti par e-mail si une modification ou validation est effectuée par votre correspondant.

    NB: Cette fonction permet aussi au contact de supprimer les données figurant dans sa fiche!

Contacts de groupe

  1. Accès aux contacts de groupe
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  2. Droits d'accès par défaut
    • Tous les membres du groupe peuvent toujours voir les contacts du groupe. Ce droit de Lecture ne peut donc leur être retiré.
    • Le créateur d'un contact peut toujours le modifier. Il peut donner le droit de Modification à certains ou tous les membres.
    • L'administrateur et les co-administrateurs du groupe peuvent toujours ajouter et supprimer du contenu (c'est-à-dire des contacts). Ils peuvent donner le droit d'Ajouter du contenu ou d'Ajouter et de supprimer du contenu à certains ou tous les membres.
  3. Créateurs: autoriser la modification
    Le droit de Modification d'un contact permettra aux membres sélectionnés de mettre le contact à jour. Il s'accorde contact par contact.
  4. Administrateurs: autoriser l'ajout et/ou la suppression de contenu
    Accordez le droit d'Ajouter du contenu (c'est-à-dire des contacts) ou d'Ajouter et supprimer du contenu. Le droit de suppression s'étend à l'ensemble des contacts du groupe.
  5. Donner des droits d'accès à un membre
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe auquel ce membre appartient.
    3. Cherchez éventuellement ce membre en entrant son nom (ou une partie de celui-ci) dans le champ de recherche.
    4. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    5. Cliquez sur Ajouter.
    6. Le membre apparaît désormais dans le résumé des droits.
    Vous pouvez sélectionner plusieurs membres à la fois.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  6. Donner des droits d'accès à tous les membres
    1. Cliquez sur Ajouter.
    2. Sélectionnez un groupe.
    3. Sélectionnez le droit d'accès que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant Droit d'accès.
    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Le groupe apparaît désormais dans le résumé des droits.
    NB: Si quelqu'un rejoint le groupe ultérieurement, il bénéficiera automatiquement des droits d'accès attribués de cette manière. Si vous souhaitez éviter ce comportement, attribuez alors des droits aux membres actuels individuellement.

    De même, si un membre actuel quitte le groupe ultérieurement, il ne bénéficiera plus des droits d'accès.

    Vous pouvez à tout moment retirer les droits d'accès accordés.

  7. Ajouter un contact de groupe
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des contacts dans les contacts de groupe.

    Créez un nouveau contact comme vous le faites dans votre environnement privé.

  8. Partager une donnée privée avec un groupe
    En partageant une donnée privée (un contact, un document, etc.) avec le groupe, elle deviendra visible dans l'environnement de groupe également:
    • Il s'agit bien de la même donnée: toutes les modifications apportées dans votre environnement privé seront visibles dans le groupe et inversement. Cela évite dès lors de créer des doublons (qui risquent bien par ailleurs de se désynchroniser).
    • Si votre donnée partagée est supprimée du groupe, elle demeure dans votre environnement privé et inversement.
    • Pour partager une donnée avec un groupe, vous devez disposer du droit d'Ajouter du contenu dans celui-ci.
    • Une même donnée peut être partagée avec plusieurs groupes
    Sélectionnez une donnée privée, puis choisissez Partager avec groupes dans ses Actions. Cliquez sur le bouton Partager. Choisissez ensuite un groupe. Dans le cas des Documents, choisissez un dossier de destination en le créant au besoin.

    Si, par la suite, vous souhaitez annuler le partage, affichez ce même écran et cliquez sur l'icône - (Retirer) en face du nom du groupe.

  9. Partager une donnée de groupe avec un autre groupe
    Sur le même modèle que le partage d'une donnée privée avec un groupe, il est possible de partager une donnée figurant déjà dans un groupe avec un autre. Dans Partager avec groupes, il suffit de sélectionner un autre groupe dans lequel vous disposez du droit d'Ajouter du contenu.

    Etant donné que le partage s'effectue donnée par donnée, cette fonctionnalité devrait être d'un emploi exceptionnel. Si vous devez y recourir trop souvent, songez à créer un groupe supplémentaire dans lequel placer les données communes.

Suppression de contacts

  1. Suppression d'un contact
    Affichez les Actions d'un Contact et sélectionnez Supprimer.
  2. Suppression d'une sélection de contacts
    Cochez les contacts à supprimer, affichez les Actions et sélectionnez Supprimer.
  3. Vider le carnet d'adresses
    Cette opération supprimera tous les contacts du carnet d'adresses courant. Cochez la case figurant tout en haut de la liste, à gauche de Nouveau puis cliquez sur Supprimer dans les Actions.

Messagerie

  1. Envoi d'un e-mail
    Cliquez sur l'une des adresses e-mail du contact souhaité.
  2. Envoi d'un SMS
    Cliquez sur le numéro de portable du contact souhaité.

    NB: Il est conseillé de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance.

  3. Envoi d'un fax
    Cliquez sur le numéro de fax du contact souhaité.

    Si le numéro n'est pas cliquable, vérifiez qu'il est bien encodé au format international. Vérifiez aussi que le numéro a bien été encodé dans une case de fax. Modifiez le cas échéant l'intitulé de la case à l'aide du menu déroulant.

  1. Recherche dans les outils et les environnements
    Un champ de recherche figure dans la partie supérieure droite de l'écran. Entrez un mot ou le début d'un mot pour lancer une recherche.

    La recherche peut s'effectuer dans différents outils :

    • Si elle est lancée alors qu'un outil est actif (les Messages, par exemple), elle s'effectue dans les données de cet outil.
    • Si aucun outil n'est actif (c'est le cas dans la page d'accueil, juste après la connexion), elle s'effectue alors dans tous les outils. La liste des résultats précisera de quel type de données il s'agit. Pour revenir à la page d'accueil, cliquez sur le logo dans la partie supérieure gauche.
    La recherche peut également s'effectuer dans différents environnements :
    • Si elle est lancée depuis l'environnement privé (vos Documents privés, par exemple), elle s'effectue dans cet environnement.
    • Si elle est lancée depuis un groupe, elle s'effectue uniquement dans ce groupe.
    • Vous pouvez étendre ou restreindre la recherche en cliquant sur le triangle pour faire apparaître l'écran de recherche avancée. A la section Rechercher dans, sélectionnez Privé ou Privé + Groupes. Dans ce dernier cas, la recherche s'étendra à l'ensemble des groupes.
  2. Recherche avancée
    La plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils.
  3. Syntaxe dans le champ de recherche
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances Hawaii (équivalent à vacances AND Hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR Hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
  4. Affichage des résultats
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence.
  5. Dernière recherche
    Vous pouvez afficher les résultats de la dernière recherche en cliquant sur Résultats de la recherche dans la partie gauche de l'écran. Ils se réaffichent par ordre de pertinence.

Impression

  1. Impression d'un contact
    Affichez les Actions d'un Contact et sélectionnez Imprimer.
  2. Impression d'une sélection de contacts
    Sélectionnez les Contacts, affichez les Actions d'un Contact et sélectionnez Imprimer.

    Cochez la case de tête pour imprimer tous les Contacts.

Tags

  1. A quoi servent les tags?
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag
    Affichez les tags de n'importe quelle donnée et cliquez sur Ajouter. Entrez un nom et choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag
    Dans la partie gauche de l'écran, affichez les Actions du Tag et sélectionnez Supprimer.
  6. Attribuer un tag à une donnée
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.

    Autre méthode: sélectionnez un Tag sur la gauche sans relâcher le bouton de la souris et déplacer le Tag sur la donnée concernée (glisser-déposer). Vous pouvez également partir de la donnée et la déposer sur le Tag.

  7. Afficher les données avec un tag donné
    Il existe deux possibilités:
    • Cliquez sur un tag dans la partie gauche de l'écran. Si la liste des tags n'est pas affichée, ouvrez-la d'abord en cliquant sur le triangle. Pour revenir à la vue normale, cliquez sur le dossier courant (Mon calendrier, Mes contacts, etc. selon l'outil).
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.

Synchronisation mobile

  1. Fonctionnalités
    Synchronisez les applications de votre smartphone (iPhone, iPad, Android, BlackBerry, etc.) avec les Messages, Calendriers et Contacts de Mailfence. Accédez aux données de Mailfence directement dans les applications du téléphone (ex: l'application Calendrier de l'iPhone) et synchronisez-les.

    Vous pouvez synchroniser plusieurs appareils, Mailfence jouant le rôle du serveur de synchronisation.

    Si un problème devait survenir durant une synchronisation (perte du réseau, téléphone déchargé, etc.), la synchronisation suivante considérera que les données à jour figurent sur Mailfence.

    Enfin, cette synchronisation conserve les données figurant déjà sur votre téléphone.

  2. Données locales et données du serveur
    Les données déjà présentes sur votre appareil seront conservées sur celui-ci. Les données présentes dans Mailfence seront ajoutées dans une autre "couche": si vous désactivez la synchronisation ultérieurement, cette couche disparaîtra.

    Votre appareil doit savoir où stocker les données que vous créez: sur l'appareil ou dans Mailfence. Pour le calendrier et les contacts, assurez-vous de sélectionner votre compte Mailfence dans les apps respectives.
  3. iPhone/iPad
    1. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
    2. Rendez-vous dans les 'Réglages' de votre appareil.
    3. Appuyez sur 'Mots de passe et comptes'.
    4. Dans 'Comptes', appuyez sur 'Ajouter un compte'.
    5. Appuyez sur 'Exchange'.
    6. Entrez votre adresse e-mail Mailfence et une description telle que 'Mailfence'.
    7. Appuyez sur 'Suivant'.
    8. L'alerte suivante apparaît: "Souhaitez-vous vous connecter à votre compte Exchange Mailfence en utilisant Microsoft ?". Appuyez sur 'Configurer manuellement' puisque votre compte Mailfence n'est pas hébergé sur les serveurs de Microsoft.
    9. Entrez le mot de passe de Mailfence.
    10. Appuyez sur 'Suivant'.
    11. Entrez le serveur: mailfence.com. Entrez le nom d'utilisateur: IDENTIFIANT (votre identifiant Mailfence)
    12. Appuyez sur 'Suivant' et votre appareil va tester la configuration. Il va, en standard, synchroniser 5 types de données (Mail, Contacts, Calendrier, Rappels et Notes). Désactivez les Rappels et les Notes car Mailfence ne les gère pas. Désactivez d'autres outils si vous le souhaitez.
      Appuyez ensuite sur 'Enregistrer'
      Note : à la fin de cette étape, les données commencent à être téléchargées. La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
    13. Par défaut, votre appareil synchronise les e-mails pour une période d'un mois. Vous pouvez modifier cette période dans 'Mots de passe et comptes' > 'Mailfence' > 'E-mails à synchroniser'
    Remarque: aide pour iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    Etant donné la grande variété des versions d'Android, il ne nous est pas possible de fournir un guide détaillé pour chacune d'entre elles.

    En toute généralité:

    1. Assurez-vous de disposer d'une connexion stable et rapide.
    2. Rendez-vous dans les 'Paramètres' de votre appareil.
    3. Rendez-vous dans l'onglet 'Comptes' et appuyez sur 'Comptes' en-dessous de 'Mes comptes'.
    4. Appuyez ensuite sur 'Ajouter compte'.
    5. Appuyez sur 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Entrez les informations de connexion à Mailfence, probablement via la 'Configuration manuelle':
      • Adresse e-mail: votre adresse e-mail Mailfence
      • Identifiant: IDENTIFIANT
      • Mot de passe: votre mot de passe Mailfence
      • Serveur: mailfence.com
      • SSL: oui
    7. Votre appareil tente à présent de se connecter au serveur.
      Attention, cela peut prendre quelques minutes avant que des données soient visibles.
    8. Adaptez les paramètres selon vos souhaits.
    9. Donnez un nom à votre connexion et appuyez ensuite sur 'Terminé'.
    10. La synchronisation des données débute.
      Si ce n'est pas le cas, retournez aux étapes 2 et 3 et appuyez ensuite sur 'Synchroniser tous'.
      La durée de la première synchronisation dépend naturellement du nombre de données.
  5. Autres
    Tous les appareils et logiciels capables de se synchroniser avec un serveur Exchange (protocole ActiveSync) peuvent se synchroniser avec Mailfence:
    • Windows Phone
    • Courrier (Windows 8 & Windows 10)
    • Blackberry: directement pour les versions récentes et via le logiciel AstraSync pour les versions plus anciennes
    • eM Client
    • etc.
    Indiquez comme paramètres vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe Mailfence, votre adresse e-mail ainsi que le nom du serveur: mailfence.com. Optez de préférence pour une connexion sécurisée.

Synchronisation avec Outlook

  1. Fonctionnalités
    Outlook (2013, 2016) se synchronise directement avec Mailfence.

    La synchronisation avec Outlook porte sur la messagerie, vos contacts et votre calendrier. Les données figurant dans Mailfence apparaîtront dans Outlook, mais dans un compte séparé. Les données déjà présentes dans Outlook n'apparaîtront pas dans Mailfence, sauf si vous les importez dans Mailfence.

    Note: Outlook se déconnectera du serveur si un problème survient lors d'une synchronisation. Pour vous reconnecter au serveur, sélectionnez l'onglet "Envoyer/Recevoir" et cliquez deux fois sur le bouton "Hors connexion".

  2. Configuration
    1. Sélectionnez l'onglet "Fichier"
    2. Dans la colonne à gauche, sélectionnez "Informations" s'il n'est pas déjà sélectionné et cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un compte".
    3. Sélectionnez "Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires". Cliquez sur "Suivant"
    4. Sélectionner "Service compatible Outlook.com ou Exchange ActiveSync". Cliquez sur "Suivant"
    5. Indiquez votre nom, votre adresse e-mail, le serveur de messagerie (mailfence.com), votre nom d'utilisateur (IDENTIFIANT) et votre mot de passe Mailfence. Cliquez sur "Suivant".
    6. Cliquez sur "Terminer".

Synchronisation via CardDAV

  1. Utilisez plutôt la synchronisation
    Si votre abonnement et votre appareil (ordinateur, smartphone, tablette) permettent la synchronisation, utilisez plutôt celle-ci. La configuration est plus simple, s'effectue en une seule fois pour l'ensemble des outils et est plus robuste. Toutefois, contrairement au protocole expliqué dans cette section de l'aide, elle ne gère pas les données des membres ni des groupes.
  2. Fonctionnalités
    Les contacts peuvent être synchronisés avec un logiciel compatible avec CardDAV.
  3. Limitations
    La synchronisation entre différents logiciels implique des limitations:
    • Si vous utilisez les contacts en même temps dans Mailfence et dans un ou plusieurs logiciels: veillez à mettre les contacts à jour dans le logiciel avant d'apporter des modifications depuis celui-ci, sans quoi les modifications effectuées dans Mailfence seront perdues.
  4. Logiciels compatibles
    NB: Microsoft Outlook n'offre pas de fonctionnalités CardDAV.
  5. Configuration du logiciel
    La configuration varie selon le logiciel.

    Carnet d'adresses Apple

    1. Dans le menu "Carnet d'adresses", sélectionnez "Préférences".
    2. Sélectionnez l'onglet "Comptes".
    3. Cliquez sur le "+" dans le bas de la fenêtre. Dans la fenêtre qui apparaît, assurez-vous que le type de compte sélectionné soit "CardDAV", entrez votre identifiant (IDENTIFIANT), votre mot de passe Mailfence et l'adresse de votre carnet d'adresses: https://mailfence.com.
      Si cela ne fonctionne pas, indiquez: https://mailfence.com/dav/IDENTIFIANT/private/contacts.

    iPhone/iPad

    1. Dans les "Réglages", sélectionnez "Contacts", puis "Ajouter un compte"; sélectionnez "Autre", puis "Ajouter un compte CardDAV".
    2. Indiquez https://mailfence.com dans le champ "Serveur".
      Si cela ne fonctionne pas, indiquez: https://mailfence.com/dav/IDENTIFIANT/private/contacts
    3. Entrez vos identifiant (IDENTIFIANT) et mot de passe Mailfence dans les deux champs suivants.
  6. Contacts de groupe
    Pour accéder au carnet d'adresses d'un groupe, utilisez l'adresse https://mailfence.com/dav/groups/NOM_DU_GROUPE/_addbooks_/contacts/. Attention, le NOM_DU_GROUPE est sensible à la casse: veillez à respecter les minuscules et majuscules.
    NB: Apple ne permet pas actuellement d'accéder aux données de groupe.

Liens Skype

  1. Fonctionnalités
    Skype est un logiciel de téléphonie par Internet. Il permet d'appeler gratuitement d'autres utilisateurs de Skype. La fonctionnalité Skype Out du même logiciel permet d'appeler des téléphones fixes ou mobiles pour un prix inférieur à ceux des opérateurs télécom traditionnels.

    Si vous activez les liens Skype dans le carnet d'adresses de Mailfence, vous pourrez:

    • Appeler d'un clic les contacts privés ou de groupe pour lesquels une adresse de messagerie instantanée de type Skype a été introduite
    • Appeler d'un clic les contacts privés ou de groupe sur leurs numéros de téléphone traditionnels via Skype Out.
    Pour plus de renseignements au sujet de Skype et Skype Out, veuillez vous reporter au site de Skype.
  2. Activer les liens Skype
    Par défaut, les liens Skype sont désactivés. Rendez-vous dans les Paramètres du Carnet d'adresses et cochez la case en regard de Liens Skype.

Importation - Exportation

  1. Importation
    Placez-vous d'abord dans l'environnement souhaité (privé ou de groupe). Cliquez ensuite sur Importer et sélectionnez le format du fichier d'importation parmi les possibilités suivantes: Outlook, Google, vCard, LDIF et .csv.

    La fenêtre d'importation renseigne le nombre de contacts que vous pouvez encore importer.

  2. Exportation
    Rendez-vous dans le carnet d'adresses souhaité (Privé ou groupes), cliquez sur Exporter et choisissez un format: vCard, CSV ou PDF.

Paramètres

  1. Accès aux Paramètres
    Vous pouvez accéder aux Paramètres de plusieurs manières:
    • Lorsque vous êtes dans un outil, cliquez sur le bouton "..." dans les Actions et choisissez Paramètres.
    • Cliquez sur votre nom dans la partie supérieure droite de l'écran pour faire apparaître le menu et choisissez Paramètres.
    • Dans le menu horizontal des outils, choisissez l'icône des Paramètres. Note: cette icône a été retirée dans les versions les plus récentes.
  2. Ordre d'affichage
    Par défaut, les Contacts s'affichent sous la forme: Prénom - Nom. Vous pouvez modifier l'ordre en Nom - Prénom .

    Cet ordre sera d'application dans toutes les fenêtres affichant une liste de personnes (outil Contacts, ajout de participants à une réunion, droits d'accès, etc.).



Manuel de l'utilisateur
v.02/2020

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