Отправка сообщения

  1. Типы получателей
    There are 3 recipient types:
    • To: main recipient(s)
    • Cc: recipients in Carbon copy
    • Bcc: recipients in Blind Carbon copy
    Note: The addresses in the Cc field are visible to all recipients, while the addresses in the Bcc field are invisible to all recipients.

    Cc and Bcc fields are hidden by default: click on Cc/Bcc in the right part of the window to display them.

    You can drag and drop recipients from one type to another.

  2. Автопредложение адреса (автозавершение)
    Enter some letters from a first name, a last name or an email address to display a list of suggestions. These suggestions come from:
    • your collected addresses (email addresses that are not in your private Contacts and you have written to recently using the Web interface)
    • your private Contacts
    • your sender addresses (in the From pull-down menu)
    • your groups (@group addresses, to send a mail to all group members)
    • your private contacts lists (@list addresses)
    If the email address you search for does not appear in the suggestions, launch a search by clicking on To, Cc or Bcc.

    The autosuggest may contain up to 1000 addresses. If you have more than 1000 in the categories listed above, addresses not recently used will be ignored. You can still search for them.

    Note: in previous versions, suggestions came from private Contacts, group Contacts and group members. The number of Contacts involved made the suggestions inefficient, hence this new approach.
  3. Создание черновика
    When writing a message, click on Save and then on Save as draft to save it as a draft. It is not sent and is placed automatically in the Drafts folder.

    To resume the writing and/or send the message, go to Drafts. To open the message, either select it and click on Edit or double click it.

    Each time you write a message, it is automatically saved as draft from time to time, so that you can get it back if something goes wrong.

  4. Внешний вид (цвета и т.д.)
    An email can be sent in text format (default format) or in Rich text formatting (fonts, alignment, colours, etc.), images, etc.

    To send a rich text formatting email, create a new email and select Rich text formatting in Plus (on the right). A button bar (similar to a word processing button bar) appears. Move the mouse over each button to get its legend.

  5. Вставка изображения
    To insert an image directly in the message content and not as an attachment, make sure that the message format is Rich text formatting (using Plus for a specific message or Settings for all messages). Images are indeed visible in this format only. Click on the last but one button in the lay-out menu bar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.

    Mind that the image weight must be acceptable for an email.

    Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents.

  6. Ответ
    When you reply to a message with several correspondents, you can reply to the sender only (by selecting Reply) or to all correspondents (by selecting Reply to all).

    Messages that have been replied to are indicated by pictogram.

  7. Пересылка
    By default, a message is transferred in the body of a new message and you can delete unnecessary lines. In Messages Settings, heading General, you can activate the forwarding as attachment (.eml file). In this case, you won't be able to remove unnecessary lines.

    Messages that have been forwarded are indicated by pictogram.

  8. Адреса отправителя
    У вас может быть несколько адресов отправителя email (до 50). Эти адреса должны быть введены в ваши личные данные.

    При написании сообщения нажмите От, чтобы изменить свои личные данные и добавить (или изменить) адрес электронной почты.

    При написании сообщения выберите адрес отправителя в выпадающем меню рядом с От. Вы можете установить адрес отправителя по умолчанию в разделе Настройки > Сообщения > Общие.

  9. Отправить SMS
    Введите полный номер в международном формате (страна + зона + номер), а затем @SMS (например: 32475123456@SMS). Вложения этим адресатам не отправляются.
    Примечание: мы советуем подписывать ваши SMS, чтобы получатели знали, от кого они приходят. Кроме того, если вы хотите получить ответ по SMS, напишите в сообщении свой номер телефона.

    В одном и том же сообщении вы можете указать получателей по электронной почте и SMS.

  10. Отправить факс
    Введите полный номер в международном формате (страна + зона + номер), а затем @fax (например:322123456@fax). Тело сообщения отправляется на первой странице, а вложения - на последующих.
    Примечание: Мы советуем подписывать свои факсы, чтобы получатели знали, от кого они получены. Кроме того, если вы хотите получить ответ по факсу, напишите в сообщении свой номер.

    В одном и том же сообщении можно указать получателей по электронной почте и факсу.

Collected addresses

  1. What are collected addresses?
    Collected addresses are email addresses you have sent a mail to recently using the Web interface and which are not already in your private Contacts. Email addresses in mails sent from external software such as an IMAP client (Outlook, Thunderbird, etc.) won’t be collected.

    Collected addresses will appear in the email autosuggest when you write a mail in the Web interface.

    If you wish to synchronize recipient email addresses with other software or devices, add these to your private Contacts and sync with CardDAV or Exchange ActiveSync.
  2. How to view collected addresses?
    Go to Settings > Messages > Collected addresses.
  3. Edit a collected address
    If the name or address is or has become wrong (the recipient has switched mail provider or company for instance), you can edit both by clicking on the collected address.
  4. Turn a collected address into a contact
    Click on the collected address and then on Create contact and save the new contact. All email addresses in your private Contacts will automatically be suppressed from your collected addresses.
  5. Delete a collected address
    If you do not wish a collected address to appear in the recipient autosuggest anymore, you can delete it. Move the pointer to the collected address and click on the deletion icon that appears.

Address books

  1. Использование адресной книги
    При написании сообщения вы можете заполнить поля Кому, Копия и Скрытая копия с помощью инструмента адресной книги: нажмите Кому, Копия или Скрытая копия.
  2. Использование адресной книги для SMS и факса
    When you call the contacts by clicking on A, Cc or Bcc, email addresses are displayed. In the pull-down menu on the right, select Phone numbers so that you can select recipients for SMS or fax.
  3. Отправить сообщение всем участникам группы
    Click on Bcc. Select the group in the pull-down menu then select Group members in the left column. Tick the All members checkbox. This way, email addresses will not be shown to all group members. If you wish that addresses are displayed, click on To or Cc at the start.
  4. Добавить в контакты
    You can add data to contacts in several ways:
    • Click on a correspondent name and choose Save in Contacts to create a new contact with this email address or Add to a Contact to associate the email address with an existing contact.
    • Click on a phone number and choose Save in Contacts to create a new contact with this number or Add to a contact to associate it to an existing contact.

Списки контактов

  1. Определение
    Списки позволяют сгруппировать несколько контактов из разных адресных книг, чтобы вы могли отправить одно и то же сообщение всем этим контактам за одну операцию.

    Вы можете сгруппировать несколько адресов и объединить разные каналы связи (электронная почта, SMS, факс), если ваша подписка позволяет их использовать.

    Количество списков, которые вы можете создать, и количество получателей, которые они могут содержать, зависят от вашей подписки.

    Хотя они могут быть двунаправленными (если вы поместите все адреса в Скрытую копию, а свои в Кому) , списки скорее однонаправлены.

    Примечание: списки нельзя использовать за пределами Защищенная почта Mailfence.

  2. Для чего нужны списки?
    Создавайте списки, содержащие группы людей, с которыми вы часто общаетесь: начальство, коллеги, студенты и т. д.

    Вам не нужно создавать список со всеми членами группы, так как он уже существует и автоматически обновляется.

    Предупреждение: списки не предназначены для массовой рассылки и уж тем более для отправки незапрошенных коммерческих писем). Злоупотребление может привести к тому, что ваш аккаунт будет приостановлен. На рынке существуют решения для массовой рассылки.

  3. Создать личный список
    Выберите Списки в меню Больше и выберите Личные во всплывающем меню. Создайте свой список, выбрав контакты в адресных книгах (личных или групповых).
  4. Создать список групп
    Все члены группы всегда могут отправить сообщение в список группы. Только администратор группы может создавать списки групп и редактировать их.

    Если вы являетесь администратором группы, нажмите Списки, выберите группу в раскрывающемся меню, а затем создайте список групп точно так же, как вы бы создали частный. Чтобы разрешить участникам редактировать список группы, нажмите Доступ рядом с названием списка и установите соответствующие флажки.

  5. Использование списка
    To view the content of a list, click on its name.

    To send a message to a list, select Send an email in its Actions. From a new message, click on Bcc and select Lists.

  6. Кому, копия или скрытая копия?
    Тщательно выбирайте, из какого поля вызывать список. 'Кому' и 'копия' отображают список получателей для всех. Напротив, 'Скрытая копия' скрывает ото всех получателей.
  7. Редактирование списка
    Select Edit in the list Actions.
  8. Экспорт списка
    To export a list to a CSV (comma separated values) file, select Export in its Actions. You just have to copy/paste this file contents in another email software.
  9. Удаление списка
    Select Delete in the list Actions. This deletes the list, but contacts in the list are of course not deleted.

Вложения

  1. Исходящие вложения
    Чтобы отправить файл, хранящийся на вашем компьютере, нажмите кнопку Прикрепить и затем выберите Вложения.

    Чтобы отправить файл, ранее сохраненный в Документах, нажмите кнопку Прикрепить и затем выберите Документы.

  2. Отправить как гиперссылку
    Вместо отправки документа в электронном письме вы можете отправить его в виде гиперссылки. У получателя будет несколько дней, чтобы загрузить его, нажав на гиперссылку, и вы получите уведомление, когда он это сделает.

    Эта возможность удобна для больших документов, но вы можете использовать ее и для небольших.

    Обратите внимание, что эта возможность автоматически отправляет каждому получателю отдельное письмо: получатели не будут видеть других получателей.

    Находясь в процессе содания письма выберите Добавить ссылку на загрузку из меню Вложение. Затем выберите один или несколько личных или групповых Документов.

    В Документах выберите один или несколько документов, откройте Действия, выберите Отправить и затем Отправить как гиперссылку.

  3. Входящие вложения
    Attachments are indicated by a paper clip icon. When the message is opened, attachments can be:
    • Downloaded on your computer: click on Download
    • Saved directly in the Documents: click on Save in Documents. To save all attachments in a single operation, select Save all in Documents
    Calendar attachments (.ics files) can be imported in the Calendar by choosing Save in Calendar. Likewise, Contacts attachments (.vcf files) can be save in the Contacts by choosing Save in Contacts.
  4. Скрыть вложения
    Вы можете скрыть вложения, нажав на зону, где они появляются. Они будут просто скрыты, но не удалены.
  5. Удаление вложения
    Можно удалить вложение в полученном или отправленном письме, чтобы сэкономить место в почтовом ящике. Удаление не влияет на почтовые ящики ваших собеседников: как только вы отправили письмо с вложением, получатели получат это вложение, и с этим ничего нельзя поделать.

    В Действиях над вложениями выберите Удалить. След вложения остается, потому что во время получения или отправки письма вложение действительно было.

Вид

  1. Непрочитанные сообщения
    To display only unread emails in the current folder, select Unread only in the Actions of this folder.
  2. Display external images
    If there are external images in a message, i.e., images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your email address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, some external images are harmless and improve the message lay-out. Therefore, an alert is displayed on top of a message when some images are hidden: "Images on third-party Web servers are filtered. Display images in this email?". Click on Yes if you wish to display them and if you trust the sender.

  3. Сортировка сообщений
    Сообщения сортируются в обратном хронологическом порядке (самые последние сообщения появляются первыми).

    Вы можете сортировать по одному из следующих критериев: дата, тема, отправитель или размер. Для каждого из них можно выбрать обычный порядок (по алфавиту или возрастанию) или обратный (по убыванию).

    Чтобы активировать другую сортировку, выберите критерий в меню Сортировать по справа. Эта сортировка останется активной в папке до следующего подключения.

  4. Отображение полной даты
    В списке сообщений наведите курсор на сокращенную дату, чтобы отобразить полную дату и час.

Threads

  1. Цепочки
    Отображение писем в цепочке происходит как на форуме: сообщения из одной беседы отображаются в иерархическом порядке, самые последние располагаются внизу.

    Примечание: Защищенная почта Mailfence использует ряд критериев для сбора сообщений в цепочки. Если вы ответите на сообщение и полностью измените содержание беседы, Защищенная почта Mailfence не сможет догадаться об этом и продолжит ассоциировать эти сообщения в одной цепочке. Аналогично, если сообщения от разных отправителей имеют одинаковую тему, они, скорее всего, окажутся в одной и той же цепочке.

  2. Активация
    To activate this view, go to Messages Settings, heading General. Tick the box next to Threads in the View section. This view will remain selected permanently.

    To get back to the normal view, deselect this same option.

  3. Как использовать цепочки
    In the list on the left, a thread is represented by a single message. The total number of messages is displayed for each thread. If a thread contains at least one unread message, it is displayed as an unread message.

    When you select a thread, all messages in it are displayed on the right. Click on a message to read it. Unread messages are displayed with the same background colour than unread messages on the left.

  4. Пометка сообщения в цепочке как прочитанного
    Выберите цепочку слева и сообщение справа. Открыв сообщение, вы пометите его как прочитанное.
  5. Пометка сообщения в цепочке как непрочитанного
    Select a thread on the left and a message on the right. In the menu bar, select "More/..." and then Mark as unread.

Подпись

  1. Создание подписи
    Go to Messages Settings and select Signatures. If you use lay-out options (colours, alignment, etc.), make sure that the Default format in General is set to Rich text formatting.

    You can create a signature for each of your sender addresses (16384 characters).

  2. Вставка изображения в подпись
    To insert an image (logo, etc.) in your signature, do as follows:
    1. In Messages Settings, heading General, in the Edition section, make sure that the Default format is Rich text formatting. Images are indeed visible in this format only.
    2. In Messages Settings, heading Signatures, create the text part of your signature. You can use the lay-out options (colours, etc.). Then, click on the last but one button in the lay-out menu bar, representing an image. Choose the image on your computer or in the Documents. Finally, apply some styling (alignment) after clicking on the image.
      Note: The image is stored in the Mail images folder in your private Documents. Don't delete it, otherwise it will vanish from your signature.
    You can have several images in a signature.
  3. Использование подписи
    • If you wish to sign each outgoing message, tick Automatic signature in Settings > Messages > Signatures. If you don't want to sign a specific message, just select the signature text with the mouse and delete it. You can also go to Plus (on the right) and choose Disable in the Signature section.
    • If you wish to sign some messages: write the message and then, in More (on the right), choose Insert at bottom or Insert at cursor in the Signature section.
  4. Контакты в прикрепленном файле
    Еще один способ подписать свои сообщения - включить vCard (электронная визитная карточка, которая содержит информацию, хранящуюся в ваших личных данных). Для этого нажмите на кнопку Вложение и выберитеvCard при создании письма. Все данные из вашей личной информации будут использованы в vCard (за исключением поля Комментарий и тегов).
  5. Обязательная подпись
    Для бесплатных подписок все исходящие электронные письма имеют общую подпись (маркетинг, отказ от ответственности и т.д.). Эта обязательная подпись не может быть отключена, но вы можете использовать свою личную подпись.

Password encrypted messages

  1. What are password encrypted messages?
    With this feature, you can send a secure message to any email address. The recipient will be able to read your message after entering the password received from you by some other way. Just a password: nothing to install or set-up, no OpenPGP keys to create.

    The recipient will get an email containing a link and an optional password hint. Clicking on the link will open the message on Защищенная почта Mailfence. The recipient will be able to answer to your message with the same security level. You will read the answer using the same password.

    The privacy of the message relies on the fact that the password is not known or guessed by a third-party.
  2. Send a password encrypted message
    Compose a message as usual and click on Encryption. Two options appear. Select Password encrypted. As for OpenPGP encrypted, see "Electronic signature and encryption" in this manual.

    Carefully choose a password that you will send by some other means of communication (face to face, by phone, by SMS, etc.). Never use your Защищенная почта Mailfence password, your private key passphrase or any other sensitive password. Optionally, you can add a clue. Be aware that this clue won't be encrypted and therefore could be read by anyone.

    Password encrypted message have a one week default expiration date, but you can choose a different date or send a message that will never expire. After the expiration date, the recipient won't be able to read the message.

    Eventually, click on Send to send the message.

    The message is stored in your usual folder. You need the password to read it. You will be able to read it even after the expiration date. Beware: if you delete the message before its expiration date, the recipient will not be able to read it anymore.

Electronic signature and encryption

  1. Why sign your messages?
    Email was designed in such a way that it does not check whether an email has actually been sent by the owner of the sender email address. This is the reason why you might get messages that seem to come from banks, well-known suppliers or friends. Likewise, others could also use your own address as sender address. They don't need to hijack your mailbox do to that: they just have to know your email address.

    The purpose of electronic signature is to make sure that the sender of an email is really the sender email address owner and, conversely, to make sure that emails sent with your email address as sender are really sent by yourself.

  2. Why encrypt your messages?
    Email was designed in such a way that the content of an email can be read while it travels across servers. The journey between two servers may be very long and rely on many intermediaries. Besides, robots working for intelligence services or criminal networks are listening. It is also noteworthy that it is technically possible to alter the content of an email while it travels on the Internet.

    The goal of encryption is to make email content unreadable for third parties: the recipient alone will be able to read it. Likewise, you alone will be able to read the emails he sends you. Be aware that the subject of an encrypted e-mail is never itself encrypted.

  3. Your key pair
    Electronic signature and encryption both rely on a pair of keys. These keys are electronic files:
    • A private or secret key, that you will really keep private. Besides, it is protected by a password, called a "passphrase". The system security is based on the privacy of the private key and the passphrase.
    • A public key, that you can send freely and also publish on the Internet.
    1. Electronic signature means signing an email with your private key.
      The recipient's email software will compare your signature with your public key and will confirm that the email is correctly signed.
    2. Encryption means encoding an email with the recipient's public key.
      The recipient's email software will compare the email content with the recipient's private key and will confirm that the email is correctly encrypted and that its content has not been modified. It will decode the message so that the recipient can read it, but will keep on storing it in its encrypted form.
    Note: when you send an encrypted message, Защищенная почта Mailfence will sign it as well. Exchanging encrypted messages in Защищенная почта Mailfence therefore requires that both correspondents have the public key of one another. On the contrary, you could get from outside encrypted messages that are not signed.

    Note: publishing a public key on public key servers is a non-reversible process. It will also publish your given first and last name along with your associated email address that you will not be able to delete or modify once published. However, this will allow other users to find your public key easily.

    This key pair architecture is a standard. Its name is OpenPGP.

  4. Your keystore
    Your keystore contains not only your own key pair but also the public keys you add in there. The system security is based on the trust you give to each public key. Before you add a public key, you have to make sure that it belongs to the right person.

    Adding a public key enables Защищенная почта Mailfence to: validate messages electronically signed by this person, decode messages encrypted by this person and send this person encrypted messages.

  5. How to start?
    Here are a few tips to start using these features
    • You don't necessarily have to switch to a situation where you would only send and receive encrypted emails. Depending on the message confidentiality and the technical capability of the recipient's mail system to handle encryption, you send a normal or encrypted message, on a case-by-case basis. Contrary to other encryption platforms that force you to encrypt all your messages and to communicate only with users on the same platform, Защищенная почта Mailfence lets you free.
    • You can electronically sign all your messages. On the recipient side, even if their email system does not handle electronic signatures validation, he will be able to read your messages.
    • Because encryption means encoding an email with the recipient's public key, it requires that the recipient has created their own key pair and that you are in possession of their public key. A good way to start is identifying a few correspondents who may be interested in exchanging encrypted messages with you. If these correspondents are also Защищенная почта Mailfence users (colleagues, members of your organization for instance), it will be much easier.
    • For optimal performance, keeping total attachment(s) size up to 5 MB or lower in end-to-end encrypted and/or digitally signed messages is recommended.
  6. Part of a security policy
    Encryption is just part of a security policy. If your Защищенная почта Mailfence password and/or your passphrase are too easy to guess or written on a Post-It next to your screen, email encryption is at great risk to be compromised.
  7. Technical information
    We support RSA-algorithm based OpenPGP keys for both encryption/decryption and digital signing operations. ECC (Curve25519) algorithm based OpenPGP keys are also supported for encryption/decryption operations. All OpenPGP keys should be ASCII Armored.

    If you already have your keypair and if it was generated using RSA-algorithm, it is recommended to keep the message attachment(s) total size between 3 MB to 5 MB for optimal encryption/decryption performance.

Фильтры

  1. Определение
    Фильтры выполняют действия над входящими сообщениями электронной почты (включая внешние учетные записи POP3), которые соответствуют определенным условиям. Они не применяются к спаму, за исключением ситуаций, когда отправители внесены в белый список.
  2. Доступ к фильтрам
    Go to Settings, choose Messages and then Filters.
  3. Создание фильтра
    Click on New. Enter the following data:
    • Description: give an explicit name to the filter to be able to manage it easily.
    • Conditions: use at least one condition. To add another one, click on the + button. To delete a condition, click on the - button. If you enter several conditions, decide if they must all be true (all) or if at least one has to be true (any).
    • Actions: enter at least one action using the pull-down menu. To add one, click on the + button. To delete an action, click on the - button next to that action. According to the action you choose, you might be asked to enter some additional information (folder wherein the message has to be moved to, etc.).
  4. Blacklist
    There is no feature named "blacklist" but you can get the same result with Filters. If you wish to block sender addresses or domains, create a filter with action Delete. In such case, the sender will still be able to send you messages, but you will not see them in your mailbox, nor will they use any of your mailbox space. Be careful when you create the condition for such a filter. You can also use the Move to Trash action to avoid any immediate deletion.
  5. Изменить фильтр
    Вы можете изменить фильтр в любое время, нажав на его название.
  6. Порядок фильтра
    The filters are executed in the order of appearance in the filters overview (the filter on top of the page is executed first). This means that a different order of appearance will give a different result. Use the Abort further evaluation if necessary: next filters won't be executed.

    To raise a filter in the list, display its Actions and select Upwards. To lower a filter in the list, display its Actions and click on Downwards.

  7. Деактивация фильтра
    Нажмите на выпадающую кнопку справа от фильтра. Фильтр будет деактивирован, но не удален. Вы можете снова активировать его при необходимости.
  8. Удаление фильтра
    Display the filter Actions and select Delete.
  1. Search in tools and environments
    The search field is located in the upper right part of the screen. Enter a word or its first letters to launch a search.

    Search and tools:

    • If you are using a tool (Messages, for instance) and launch a search from there, it will search in this tool.
    • If no tool is selected when you launch a search (in the homepage, just after you have logged in, for instance), it will search in all tools. The results list will display the data type for each result. To get back to the homepage, click on the logo in the upper left corner.
    Search and environments:
    • If your private environment is selected when you launch a search (your private documents, for instance), it will search in this environment.
    • If a group is selected when you launch a search, it will search only in this group.
    • You can broaden or narrow the search by clicking on the triangle to display the advanced search options. In the Search in section, select Private or Private + Groups. If you select the latter, search will be done in all groups at the same time.
  2. Advanced search
    Most tools have an advanced search, the search criteria being specific to each tool.
  3. Results
    Results are limited to 200 items and are sorted by relevance.
  4. Last search
    You can display the results of the last search by clicking on Search results in the left part of the screen.
  5. Поиск по собеседнику
    Щелкните имя собеседника (отправителя или получателя) и выберите Полученные и отправленные сообщения, чтобы найти все сообщения, отправленные ему и полученные от него.
  6. Sorting results for Messages
    Search results for messages are sorted by date by default. Go to Settings, then Messages, then the General section if you want results to be sorted by relevance.
  7. Search field syntax
    • If you enter several words, you will get data that contain all these words. If you enter "OR" between words, you will get data that contain one of the words.
    • The search does make a difference between uppercase and lowercase.
    • You can add a star (*) after at least 4 characters to search on all words starting with these characters.
    Examples:
    • holiday Hawaii (equal to holiday AND Hawaii) will return data containing holiday and Hawaii.
    • Maui OR Hawaii will return data containing Maui or Hawaii.
    • "great holiday" (with the quotation marks) will return data containing the "great holiday" expression.
    • "info*" will return data containing words starting with info (information, informative, informed, etc.)
    • virus -computer will return data containing the word "virus" but not the word "computer".

Шаблоны

  1. Определение
    Шаблон - это уже готовое к отправке письмо, которое позволяет работать с повторяющимися сообщениями: запросами информации, вопросами и т.д.

    Как и все электронные письма, шаблон может иметь вложения.

    После вызова шаблона (как нового сообщения или как ответа на полученное), его сообщение может быть настроено без изменения самого шаблона.

  2. Создать шаблон
    Создайте новое сообщение, укажите шаблон и введите тему для его идентификации. Затем нажмите кнопку Сохранить и выберите Сохранить как шаблон.
  3. Использовать шаблон
    To answer to a message with a template, click on Reply and then With template, choose the appropriate template, make the necessary changes to the message (the template will not be altered) before sending the message.

    To send a new message from a template, select Message from template from the New menu.

Управление папками

  1. Папки
    Каждое сообщение должно храниться в папке. В папках отображается количество непрочитанных сообщений. Папка выделяется жирным шрифтом, если одна из ее подпапок содержит непрочитанные сообщения.

    Некоторые папки создаются автоматически и не могут быть переименованы или перемещены: Входящие (полученные сообщения), Отправленные (отправленные сообщения), Корзина, Черновики, Шаблоны и Спам.

    Вы можете создавать дополнительные папки для хранения своих сообщений. Также можно использовать фильтры, чтобы автоматически помещать входящие сообщения в соответствующую папку.

  2. Создание папки
    Выберите корневую папку (на один уровень выше папки Входящие), откройте контекстное меню (щелкните по нему правой кнопкой мыши или нажмите на 3 точки рядом с ним) и выберите Новая папка. Введите название и нажмите клавишу Enter.
  3. Move a folder
    You have two ways to do this:
    • Select the folder with the mouse and drop it on the destination folder.
    • Display the folder Actions and select Move.
  4. Переименовать папку
    Перейдите в папку и выберите Переименовать в меню Действия, связанном с папкой.
  5. Удаление папки
    Осторожно:
    • Удаление папки означает удаление всех содержащихся в ней сообщений, а также ее вложенных папок и содержимого.
    • После того как корзина будет очищена, вы не сможете вернуть сообщения. Поэтому будьте осторожны при ее очистке.
    • Вместо удаления папок их можно архивировать (см. соответствующий раздел справки).
    Выберите папку, отобразите ее Действия и выберите Удалить.

    Примечание: папка будет фактически удалена при очистке Корзины. Если вы по ошибке отправили папку в Корзину, вы найдете ее там и сможете переместить обратно. Не оставляйте ее в корзине, так как она может быть очищена автоматически.

  6. Подпапки
    Вы можете создавать подпапки во всех папках, кроме "Отправленные" и "Спам?".

    Чтобы создать подпапку, выберите папку в левой части экрана и вызовите ее контекстное меню (нажмите на нее правой кнопкой мыши или нажмите на 3 точки рядом) Новая папка в меню Действия, связанном с папкой.

  7. Количество сообщений в папке
    Отобразите Действия в папке, чтобы показать, сколько сообщений она содержит. Это число не включает сообщения во вложенных папках. Конечно, во вложенных папках также отображается количество содержащихся в них сообщений.

    В дереве папок отображается количество непрочитанных сообщений, а не общее количество сообщений.

  8. Перемещение сообщения в папку
    You have two ways to do this:
    • Select the message with the mouse and drop it on the destination folder.
    • Display the message Actions and select Move.

Удаление сообщений

  1. Удаление одного сообщения
    Tick or select the message, display its Actions and select Delete. You can also drag and drop it to the Trash.

    Note: the message will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent a message to the Trash by mistake, you will find it there and will be able to move it back. Don't leave it in the Trash as it may be emptied automatically.

  2. Удаление выбранных сообщений
    Beware:
    • Once the Trash has been emptied, you can't get the messages back. So, be careful when you empty the Trash.
    • Instead of deleting messages, you can archive them (see the corresponding help section).
    The deletion is done folder by folder. You need to a select a folder first. Tick the messages (or select them using the keyboard or mouse), display the Actions and select Delete. You can also drag and drop messages to the Trash.

    Note: messages will be actually deleted when the Trash will be emptied. If you have sent messages to the Trash by mistake, you will find them there and will be able to move them back. Don't leave them in the Trash as it may be emptied automatically.

  3. Очистить корзину
    Откройте Действия в корзине и выберите Очистить корзину.
  4. Автоматическое удаление сообщений из корзины
    Письма, которые находятся в корзине на протяжении нескольких дней, автоматически удаляются. Количество дней отображается в предупреждающем сообщении в верхней части папки Корзина.

Общие почтовые ящики

  1. Что такое общий почтовый ящик?
    Почтовый ящик является общим, когда основной адрес электронной почты в Сообщениях используется совместно с одним или несколькими участниками группы.

    Если вы поделитесь своим почтовым ящиком, выбранные вами пользователи получат к нему полный доступ и смогут управлять им вместе с вами. Они смогут читать и отправлять сообщения, отвечать на них, перемещать их в папки или удалять и т. д.

    Аналогичным образом вы можете получить доступ к общим почтовым ящикам.

    Доступ к общим почтовым ящикам возможен только в веб-интерфейсе.
  2. Для чего нужен общий почтовый ящик?
    Поделитесь почтовым ящиком:
    • Делегируйте управление. Например, менеджер делит свой почтовый ящик с личным помощником (помощниками).
    • Управляйте общим почтовым ящиком (служба, отдел, общий адрес, например info@example.com, и т. д.) с несколькими людьми.
  3. Общий доступ к почтовому ящику
    Примечание: не каждая подписка дает возможность поделиться почтовым ящиком, но все подписки позволяют получить доступ к общему почтовому ящику.

    Как и в случае с другими инструментами, общий доступ к почтовому ящику возможен только внутри группы: для предоставления общего доступа к вашему почтовому ящику другому пользователю, он должен состоять как минимум в одной группе с вами.

    Пользователи, подключающиеся к общему почтовому ящику, имеют полный доступ: они могут обращаться ко всем папкам (включая те, которые содержат уже отправленные вами сообщения) и могут делать все, что угодно. Они также могут видеть контакты в вашем личном окружении. Однако они не могут редактировать их или добавлять новые контакты.

    Внимание! Не предоставляйте доступ к своему почтовому ящику всем подряд: помимо очевидных опасений за конфиденциальность, это может привести к тому, что сообщения будут удалены любым пользователем, с которым вы поделились вашим почтовым ящиком.

    Обратите внимание на следующие последствия при совместном использовании почтового ящика:
    • Все ваши личные контакты, имена и адреса email будут отображаться в автопредложении адреса электронной почты получателя (автозаполнении). Однако добавлять, редактировать или удалять личные контакты по-прежнему сможете только вы.
    • Все адреса отправителей, включая псевдонимы, также являются общими, что позволяет выбрать нужный адрес при ответе на сообщение.
    Чтобы поделиться вашим почтовым ящиком, перейдите в Настройки, затем в раздел Письма и выберите Общий почтовый ящик. Затем выберите одного или нескольких членов группы.

    Примечание: совместный доступ для всех членов группы в один клик отключен преднамеренно. Впоследствии кто-нибудь может присоединиться к группе и получить доступ к вашему почтовому ящику без предупреждения.
  4. Доступ к общему почтовому ящику
    If you may access at least one shared mailbox, the environment selector (the pull-down menu which displays "Environment: private" by default) appears in the Messages tool. Browse this menu to get to the shared mailbox. If the sharing has just occurred and the pull-down menu does not appear, please log out and then log in again.

    Please note the following consequences when you access a shared mailbox:
    • If you wish, you may create a signature for the shared mailbox sender address(es). These signatures will be available to you only.
    • Your own Settings for View and Lay-out will be used (default font, for instance).
    • You may manage filters, out of office message and collected addresses.
    • Search looks into the shared mailbox messages.
    • When you open the contacts while writing a new message, mailbox owner contacts will be displayed as well as contacts from groups you and him/her are both members of.
    • When you save a sender as contact from an email, only the groups you and the mailbox owner are both member of are displayed. Of course, you won't be able to add a contact to the group if you have not been granted the Add content right.
  5. Access to Settings (filters, away message)
    If you have access to a shared mailbox, you can manage its filters, away message and collected addresses. Go to the Settings and select the shared mailbox email address in the pull-down menu. Make sure that the Settings are convenient for all the shared mailbox users.

    The following filters are not available for shared mailboxes because they may not access the mailbox owner personal data: notifications (SMS, email, Jabber/XMPP) and tagging.
  6. Address autosuggest (autocomplete) and shared mailboxes
    When you access a shared mailbox, the suggestions come from:
    • the shared mailbox collected addresses (email addresses that are not in the shared mailbox contacts and that have been written to recently)
    • the shared mailbox owner private Contacts
    • the shared mailbox owner sender addresses (in the From pull-down menu)
    Only the shared mailbox owner may create Contacts from collected addresses, because only he/she may create Contacts in their private Contacts. The created Contacts will be available to anyone accessing the shared mailbox.

    Users that access the shared mailbox may only edit and delete collected addresses.
  7. Tags and shared mailboxes
    Each user has their own tags. For tags to work within a shared mailbox, all users that access this mailbox have to agree on a tag list and everyone must create them in their own account. Everyone can also have their own personal tags, provided they are not used in the shared mailbox.
  8. Access from third-party software
    Shared mailboxes you have access to are automatically displayed in IMAP software. Each mailbox appears in a folder with its name after a tilde (~) and has its own folder tree.

    Please note:
    • Third-party mail software display the primary mail account (your own account) and the secondary mail accounts (each shared mailbox you have access to) in a single view, and therefore display several inboxes, trashes, spam folders, etc. Unfortunately, they don't handle operations such as moving a mail to the trash using the keyboard: you will have to manually drag and drop the e-mail to the trash of the shared mailbox, otherwise it will end up in the trash of your own account. {0} just handle commands sent by mail software and cannot move messages in another trash that the one it is asked to use.
    • Shared mailboxes are not available in the mobile synchronisation (Exchange ActiveSync)
    • Although iOS devices display the shared mailbox in IMAP, they don't display messages.
  9. Прекратить совместное использование почтового ящика
    Вы можете прекратить совместное использование вашего почтового ящика в любое время. Перейдите в Общий доступ к почтовому ящику, установите мышь на том, кого вы хотите удалить, и нажмите кнопку со значком -. Изменения будут приняты немедленно.

Проверить внешние адреса email (POP3)

  1. Внешний адрес POP или IMAP?
    If you have other email addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party email servers offer POP and IMAP.
    • Choose POP to gather all your email addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
    • Choose IMAP to manage your email addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, email software on your computer, smartphone, tablet, etc.
  2. Доступ к внешним адресам электронной почты
    Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
  3. Возможности
    Защищенная почта Mailfence может проверять большинство внешних адресов электронной почты: POP3 (ISP), Google, Yahoo и т.д. Таким образом, вы можете собрать все ваши адреса электронной почты в одном интерфейсе, который можно использовать везде.

    Вы можете установить фильтры для упорядочения ваших сообщений.

  4. Добавление учетной записи POP3
    In External addresses, click on New. Click on one of the main providers if your address comes from them; the server name and the connection security will be handled automatically.

    If your email address is linked with another server, click on Other (POP3). In this case, you have to manually enter the server name. We also advise a secure connection (if available).

    Be careful with the options: messages are deleted from the server by default. You will find more information about the options in this help section.

  5. Опция: оставлять сообщения на сервере
    Сообщения будут храниться на внешнем сервере. Будьте осторожны при активации этой опции, поскольку она может вызвать два вида проблем.

    С одной стороны, если на сервере никогда не выполняется очистка, ваш почтовый ящик может переполниться и, следовательно, будет отклонять новые входящие сообщения. Обязательно регулярно очищайте свой почтовый ящик на внешнем сервере.

    С другой стороны, чтобы иметь возможность определить, какие сообщения являются новыми, Защищенная почта Mailfence хранит список уже загруженных сообщений. Этот список имеет ограниченное количество элементов. Если на внешнем сервере находится больше сообщений, чем может содержать список, автоматическая проверка будет отключена, а ручная проверка завершится неудачей.

  6. Опция: загружать только новые сообщения
    Если вы оставляете сообщения на внешнем сервере, обязательно включите эту опцию, чтобы загружались только новые сообщения.
  7. Опция: автоматическая проверка
    Сообщения будут загружаться автоматически, даже если вы не авторизовались.
  8. Ручная проверка
    Display the external address Actions and select Download this account only or click on Download all accounts in the menu bar to download all external addresses. A progress bar is displayed. You can cancel the download at any time by clicking on Cancel.

    Use automatic check to avoid the hassle of manual checks.

  9. Адрес отправителя для ответов
    Если вы проверяете внешние адреса с помощью POP3, добавьте эти адреса в Личные данные. Нужный адрес будет автоматически выбираться при ответе на сообщение.
  10. Редактирование внешнего адреса POP3
    Editing may be necessary if a setting is wrong, if your password has changed or if you wish to change the options.

    Display the external address Actions and select Edit.

  11. Удаление внешнего адреса POP3
    Display the external address Actions and select Delete. Messages you already have downloaded are not affected by the external address destruction. If you had put it in your Personal data, you can delete it there as well.

Проверка внешних адресов электронной почты (IMAP)

  1. Внешний адрес POP или IMAP?
    If you have other email addresses, you can add them here to get and send messages with these. Most third-party email servers offer POP and IMAP.
    • Choose POP to gather all your email addresses in a single mailbox, the one provided by the Messages tool.
    • Choose IMAP to manage your email addresses in distinct mailboxes. Besides, IMAP makes it easier to manage a single mailbox from several accesses: Web interface, email software on your computer, smartphone, tablet, etc.
  2. Возможности
    Вы можете проверять свою почту, размещенную на стороннем IMAP-сервере

    При помощи IMAP-клиента, сообщения отображаются в интерфейсе Защищенная почта Mailfence, но не сохраняются, чтобы избежать дублирования. Сообщения хранятся только на стороннем сервере.

    Это нормально, что IMAP-клиент работает несколько медленно, потому что он должен получать сообщения со стороннего сервера через интернет, что заметно медленнее, чем получение их с собственных локальных серверов.

    Сообщения, отправленные с Защищенная почта Mailfence, сохраняются в папке Отправленные на стороннем сервере. При создании сообщения убедитесь, что выбранный адрес отправителя соответствует адресу, установленному в настройках удаленного сервера.

    Следующие возможности доступны, если их поддерживает удаленный сервер:

    • Теги ( примечание: в данном случае в теге не может быть пробелов)
    • Поиск
    • Сортировка
    Примечание: Данный IMAP-клиент без хранилища не рекомендуется использовать для импорта или экспорта сообщений.
  3. Ограничения
    Поскольку сообщения не хранятся в Защищенная почта Mailfence, у клиента IMAP есть ограничения. Следующие возможности недоступны:
    • Отчеты о прочтении
    • Фильтры
    • Комментарии к сообщению
    • Архивация
    • Цепочки
    • Импорт сообщений на удаленный сервер

    Кроме того,:

    • Нельзя переместить папку между адресом IMAP и основным адресом. Эта возможность не предназначена для импорта сообщений.
    • Сообщения с вложениями не отображаются как таковые (нет значков вложений)
    • Сообщения, на которые были получены ответы или которые были пересланы, отображаются как таковые, но только в пределах установленной сессии.
    • Чтобы использовать клиент IMAP, вам нужен основной адрес в Защищенная почта Mailfence, даже если вы его не используете.
  4. Доступ к внешним адресам электронной почты
    Go to Settings, then Messages, then choose External addresses.
  5. Настройки
    • In External addresses, click on New
    • Click on Other (IMAP).
    • In the email field, enter the exact email address on the remote server. This address will be automatically added in your personal data, so that you can send messages with it.
    • In the type field, choose between an IMAP or IMAP-S (secured) connection.
    • Finally, enter the remote server address, as well as your login and password.
    • Click on Save and tick the box in front of the remote server to activate it.
    When the set-up is done, a new folder appears in the Messages tool. Its name is the email address on the remote server.

    Note: Some IMAP servers store all folders in the Inbox. Therefore, Защищенная почта Mailfence will display messages from the Inbox in the main folder (the one called with the email address on the remote server) and not in a folder named "Inbox". The other folders will also appear in this main folder.

Доступ по POP3

  1. Возможности
    Если ваша подписка позволяет, вы можете проверить свой почтовый ящик с помощью традиционного программного обеспечения.
  2. Совместимое программное обеспечение
    Все программное обеспечение POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail и т.д.
  3. Настройки программного обеспечения
    Create a new account in the email software using the following settings:
    • Username: ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
    • POP3 account password: your Защищенная почта Mailfence password
    • POP3 server: pop.mailfence.com
    • Port: 995
    • Security: TLS/SSL
    • Authentication: normal (also called LOGIN or PLAIN)
    These settings protect your password and secure communications.

    To get help about creating an account in your software, see your software documentation.

  4. SMTP relay
    With the SMTP relay (outgoing server), you don't have to change the SMTP server each time you connect to another network.

    Create a new account in the email software using the following settings:

    • Account: ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
    • Password: your Защищенная почта Mailfence password
    • SMTP server: smtp.mailfence.com
    • Port: 465
    • Security: TLS/SSL
    • Authentication: normal (also called LOGIN or PLAIN)
    These settings protect your password and secure communications.

    To get help about creating an account in your software, see your software documentation.

    Note: This SMTP relay must not be used for sending unsolicited email or for bulk emailing (solicited or unsolicited). To guarantee service quality, the number of messages you can send and the number of recipients per message are limited. In case of abuse, the administration will block your access to the SMTP relay without prior notice.

  5. Доступ по протоколу POP3 и веб-интерфейс
    Если вы настроите программное обеспечение электронной почты на сохранение сообщений на сервере, вы сможете получить к ним доступ в любое время с помощью веб-интерфейса. Не позволяйте почтовому ящику переполняться, иначе входящие сообщения будут отклоняться.

    Если вы настроите программное обеспечение на удаление сообщений с сервера, то при загрузке они будут перемещаться в Корзину. Вам не придется время от времени использовать веб-интерфейс для очистки корзины: она будет очищаться автоматически, если новым входящим сообщениям потребуется место на диске, занимаемое корзиной.

    Если вы используете фильтры, перемещающие сообщения в другую папку, вы не сможете загрузить эти сообщения с помощью программы POP3. Сообщения в папке "Спам?" также не будут загружены: вам придется время от времени подключаться к веб-интерфейсу, чтобы проверить, хранится ли в этой папке допустимое сообщение. IMAP4 не имеет этих ограничений.

Доступ по IMAP4

  1. Возможности
    Если ваша подписка позволяет, вы можете проверить свой почтовый ящик с помощью традиционного программного обеспечения.

    Преимущества IMAP перед POP3

    • Преимущества IMAP перед POP3 IMAP позволяет получить доступ ко всем вашим сообщениям (включая личные папки и отправленные сообщения), в то время как в POP3 вы можете получать новые сообщения только в папке Входящие. Другими словами, IMAP позволяет синхронизировать Защищенная почта Mailfence с почтовым программным обеспечением. Синхронизация может быть ограничена папками, которые вы часто используете. Кроме того, если вы настроите свою программу на загрузку всего сообщения (а не только заголовков), вы сможете пользоваться почтой в автономном режиме.
    • IMAP всегда сохраняет сообщения на сервере. В зависимости от обстоятельств, вы получаете доступ ко всем сообщениям с помощью веб-интерфейса Защищенная почта Mailfence или своего почтового программного обеспечения, без риска потерять какое-либо сообщение.
    • IMAP работает быстрее, поскольку загружает только заголовки (отправитель, тема и т.д.). Когда вы хотите прочитать сообщение, загружается остальное содержимое (тело сообщения и вложения). Поэтому ваш компьютер должен быть подключен к интернету, если вы хотите прочитать сообщения (за исключением сообщений, которые уже полностью загружены).
  2. Совместимое программное обеспечение
    Все программное обеспечение IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail и т.д.
  3. Software settings
    Create a new account in the email software using the following settings:
    • IMAP4 account: ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
    • IMAP4 account password: your Защищенная почта Mailfence password
    • IMAP4 server: imap.mailfence.com
    • Port: 993
    • Security: TLS/SSL
    • Authentication: normal (also called LOGIN or PLAIN)
    These settings protect your password and secure communications.

    To get help about creating an account in your software, see your software documentation.

    Tips

    • Because folder names are not standard, the software might detect only the Inbox and the Trash. Other special folders (Sent and Drafts) could fail to be detected and the software will create its own special folders. You can force the software to use the Защищенная почта Mailfence folders by changing the folder names settings to "Sent Items" (not "Sent") and "Drafts". In Outlook, display the IMAP account properties, select the IMAP tab and edit the folder name.
    • When Outlook first connects, only the Inbox is ticked for synchronization. Tick other folders if you want them to be synchronized as well.
    • When you answer an email using the software, the answer is stored in a folder name "Sent items". You can drag and drop this message to the Защищенная почта Mailfence "Sent" folder or edit your software settings to use the latter automatically.
  4. SMTP relay
    With the SMTP relay (outgoing server), you don't have to change the SMTP server each time you connect to another network.

    Create a new account in the email software using the following settings:

    • Account: ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
    • Password: your Защищенная почта Mailfence password
    • SMTP server: smtp.mailfence.com
    • Port: 465
    • Security: TLS/SSL
    • Authentication: normal (also called LOGIN or PLAIN)
    These settings protect your password and secure communications.

    To get help about creating an account in your software, see your software documentation.

    Note: This SMTP relay must not be used for sending unsolicited email or for bulk emailing (solicited or unsolicited). To guarantee service quality, the number of messages you can send and the number of recipients per message are limited. In case of abuse, the administration will block your access to the SMTP relay without prior notice.

  5. IMAP-доступ и веб-интерфейс
    Использование IMAP4 не влияет на работу веб-интерфейса.

    Когда вы удаляете сообщение в программе, его заголовок отображается перечеркнутым в веб-интерфейсе Защищенная почта Mailfence. Это означает, что сообщение было удалено в программе, но не на сервере. Чтобы удалить его с сервера, воспользуйтесь специальной командой в программе ("Очистить удаленные сообщения" в меню Outlook Правка).

  6. Импорт и экспорт сообщений
    Используя IMAP4, вы можете легко импортировать электронные письма, которые уже были получены или отправлены с помощью почтового программного обеспечения, или, наоборот, экспортировать полученные или отправленные электронные письма в традиционное программное обеспечение.

    В вашей программе сообщения привязаны к существующей учетной записи; мы будем называть ее обычной учетной записью. Создайте другую учетную запись (учетную запись IMAP4, подключенную к Защищенная почта Mailfence), а затем переместите папки или сообщения из одной учетной записи в другую с помощью перетаскивания. Когда закончите, удалите учетную запись IMAP4.

    • Импорт сообщений: перемещение папок или сообщений из обычной учетной записи в учетную запись IMAP4.
    • Экспорт сообщений в программное обеспечение: переместите папки или сообщения из учетной записи IMAP4 в свою обычную учетную запись.

Mobile synchronization

  1. Features
    Synchronize your smartphone (iPhone, iPad, Android, etc.) apps with the Защищенная почта Mailfence Messages, Calendars and Contacts. Access Защищенная почта Mailfence data directly in your phone apps (example: the iPhone Calendar app) and synchronize with them.

    You can synchronize several devices, Защищенная почта Mailfence being the synchronization server. Your subscription sets the number of devices you may synchronize.

    Should a problem occur during the synchronize process (lost connection, power failure, etc.), the next synchronization will assume that up-to-date data are on Защищенная почта Mailfence.

    This synchronization keeps the data already present in your smartphone.

  2. Local data and server data
    Data already present on your mobile device always remain. Data present on Защищенная почта Mailfence will be added in a different "layer": if you disable the mobile sync, this layer will disappear.

    Your device needs to know where the data you create has to be stored: in the device or on Защищенная почта Mailfence. For calendar and contacts, please make sure to select your Защищенная почта Mailfence account in the respective apps.
  3. iPhone/iPad
    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Tap 'Passwords & Accounts'.
    4. Under 'Accounts', tap 'Add Account'.
    5. Tap 'Exchange'.
    6. Enter your Защищенная почта Mailfence email address and a description such as 'Защищенная почта Mailfence'
    7. Tap 'Next'
    8. An alert appears: "Sign in to your Защищенная почта Mailfence Exchange account using Microsoft?". Tap 'Configure Manually', as your Защищенная почта Mailfence account is not hosted on Microsoft servers.
    9. Enter your Защищенная почта Mailfence password.
    10. Tap 'Next'
    11. Enter the server: mailfence.com. Enter the Username: ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ (your Защищенная почта Mailfence username)
    12. Tap 'Next' and your device will check the settings. By default, it will synchronize 5 data types (Mail, Contacts, Calendars, Reminders and Notes). Turn off Reminders and Notes because Защищенная почта Mailfence doesn't handle them. Turn off other tools if necessary.
      Tap 'Save'.
      At this point, data starts being synchronized. The time needed for the first synchronization to complete depends on the amount of data.
    13. By default, your device synchronizes Mail for 1 month. You can set a different setting in 'Passwords & Accounts' > 'Защищенная почта Mailfence' > 'Mail Days to Sync'.
    Note: help for iOS 12.
  4. Android (Samsung, etc.)
    As many versions of the Android platform coexist, it is impossible to give a step-by-step guide for each of them.

    As a general rule:

    1. Make sure you are connected to a reliable and fast network.
    2. Go to your device 'Settings'.
    3. Go to the 'Accounts' tab and tap on 'Accounts' under 'My accounts'.
    4. Tap on 'Add account'.
    5. Tap on 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Enter connection settings for Защищенная почта Mailfence, probably in 'Manual settings':
      • email address: your Защищенная почта Mailfence email address
      • Login: ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
      • Password: your Защищенная почта Mailfence password
      • Server: mailfence.com
      • TLS/SSL: yes
    7. Your device now tries to communicate with the server.
      Note: It can take a few minutes for data to show up.
    8. Change the settings to your liking.
    9. Give a name to this connection and tap on 'Done'.
    10. The data sync starts.
      Otherwise, you can start it manually: go back to step 2 and 3 and then tap on 'Sync all'.
      The time needed for the first synchronization to complete is related to the amount of data.
  5. Other
    All devices and software that can synchronize with an Exchange server (ActiveSync protocol) can synchronize with Защищенная почта Mailfence:
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • eM Client
    • etc.
    Use as settings your username (ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ) and Защищенная почта Mailfence password, your email address and as server name: mailfence.com. Use a secure connection if it's available.

Синхронизация с Outlook

  1. Features
    Outlook (>= 2013) can synchronize directly with Защищенная почта Mailfence.

    You can synchronize your mail, contacts and calendar between Защищенная почта Mailfence and Outlook. Data in Защищенная почта Mailfence will appear in Outlook, but in a separate account. Data already present in Outlook will not appear in Защищенная почта Mailfence, unless you import them in Защищенная почта Mailfence.

    Note: Outlook will disconnect from the server if something goes wrong with the sync. To reconnect to the server, select the "Send/Receive" tab, then click twice on the "Work Offline" button.

  2. Настройки
    1. Select the "File" tab
    2. Select "Info" in the left column (if not already selected), then click on the "Add Account" button
    3. Select "Manual setup or additional server types". Click on "Next".
    4. Select "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service". Click on "Next".
    5. Fill in your name, your email address, the server (mailfence.com), your username (ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ) and Защищенная почта Mailfence password. Click on "Next"
    6. Click on "Finish"


    "The server cannot be found" (Outlook 2016)
    If you have entered the correct server value above and get the error "The server cannot be found" in Outlook 2016 (version 16.0.8431.2079 or later), it is because a Microsoft upgrade set your Outlook to connect to Office 365 using Simplified account creation". You can disable this behaviour by following the steps explained here.

Отчеты о прочтении

  1. Определение
    Отчет о прочтении подтверждает, что сообщение было открыто получателем, но не гарантирует, что сообщение действительно было прочитано. Кроме того, получатель не обязан отправлять отчет о прочтении, даже если он/она прочитал(а) сообщение. В программном обеспечении электронной почты также может отсутствовать эта функция.

    Отчет о прочтении - это электронное письмо; его содержание меняется в зависимости от программного обеспечения электронной почты. Обычно его тема цитирует тему исходного сообщения.

  2. Запрос отчета о прочтении
    When writing a message, select the box Read receipt under More (on the right).
  3. Отправка отчета о прочтении
    When an incoming message asks for a read receipt, the following text appears on top: "The sender of this message has asked to be notified when you read this message. Do you wish to send a read receipt?". Click on Yes or No.

Priorities

  1. Определение
    Приоритет письма информирует получателя о срочности сообщения. Он не влияет на работу серверов электронной почты: сообщение с высоким приоритетом не будет отправлено быстрее.
  2. Установка приоритета
    When writing a message, select High priority in Plus (on the right).
  3. Просмотр приоритета
    Сообщение с высоким или наивысшим приоритетом отображается с красным восклицательным знаком.

Теги

  1. What are tags for?
    Tags allow for organizing your data with labels such as Urgent, Important, etc. and/or by project, client, etc. The first step is to create your own tags.
  2. Access to the tags
    Select any data, display its Actions and select Tags.
  3. Create a tag
    Display the tags of any data and click on Add. Enter the new tag name and choose a colour (optional).
  4. Edit a tag
    Tag names cannot be edited. However, you can change their colours.
  5. Delete a tag
    In the left part of the screen, display the tag Actions and select Delete.
  6. Tag an item
    Select Tags in the item Actions. In the tag window, tick one or more checkboxes, depending on the tags you wish to set. Later, you will be able to select other tags or unselect the current ones.

    Another method: select a Tag on the left without releasing the mouse button and move it to the item (drag & drop). You can also start from the item and drop it on the Tag.

  7. Display data with a given tag
    There are two ways to do this:
    • Click on a tag in the left part of the screen. If the tag list is not displayed, open it by clicking on the triangle. To get back to the normal display, click on the current folder (My calendar, My contacts, etc.)
    • Open the advanced search and select a tag.
  8. Установить тег с фильтрами
    Фильтры могут автоматически устанавливать тег по некоторым условиям (отправитель, тема и т. д.)
  9. Tags synchronisation with third-party software
    If you access your emails with third-party IMAP software that handle tags, these will be synchronised provided they exist both in the IMAP software and in Защищенная почта Mailfence. Tags won't be created automatically.

    Note: Outlook 2016 does not support tags (or categories).

Comments

  1. Добавить комментарий
    Вы можете добавить комментарий к письму. Он будет отделен от самого письма, и просмотреть его сможете только вы.

    Выберите Комментарий в Действиях сообщения. Сообщения с комментарием отображаются со специальным значком.

  2. Установить комментарий с фильтрами
    Фильтры могут автоматически устанавливать комментарий по некоторым условиям (отправитель, тема и т. д.)

Antispam

  1. Определение
    Антиспам действует на уровне сервера электронной почты и сканирует каждое входящее сообщение, чтобы автоматически удалять спам (нежелательные коммерческие email).

    Фильтры запускаются после антиспама: автоматический ответ (который является специальным фильтром) не будет отвечать на спам.

  2. Уведомления
    Сообщения, расцениваемые как спам, автоматически помещаются в папку Спам?. Время от времени проверяйте, не попало ли корректное письмо в спам.
  3. Пометить сообщение как не спам
    It happens that a normal message is flagged as spam and is therefore located in the Spam? folder. If you wish to report this message, select Mark in the Actions and then choose As not spam. The message is automatically moved to the Inbox and the system will improve over time.
  4. Пометить письмо как спам
    If a spam has not been detected as such and you wish to report it, select Mark in the Actions and then choose As spam. The message is automatically moved to the Spam? folder and the system will improve over time.
  5. Empty the Spam folder
    In the Spam folder Actions, select Delete all spams to delete them immediately, without moving them to the Trash.
  6. Whitelist
    No antispam filter will be applied to incoming messages from email addresses and domains in your white list: they will never be refused or end up in the Spam folder. Messages containing known viruses will still be refused.

    Warning: the whitelist contains email addresses and not persons: a spammer could use an email address in your whitelist as sender address.

    Go to Settings, then Messages and then Whitelist. Click on Add email address or domain.
    • To whitelist all email addresses of your organisation, simply add the right part of your email address (for instance: "company.com"). We advise not to add domains with millions of email address such as gmail.com
    • To whitelist a single sender, enter their email address
    • To completely disable antispam, tick the box labelled Disable antispam for all incoming emails.
  7. Spam folder and white list
    If you move a message from the Spam folder, you will be asked if you want to whitelist the sender email address or domain. No more emails sent by this address or domain will end up in the Spam folder then.

Импорт

  1. Импорт файлов
    В настоящее время эта возможность не рассчитана на импорт большого количества сообщений: размер файла импорта ограничен 50 МБ.

    Вы можете импортировать электронные письма в формате .eml (Outlook)..
    1. Сохраните файлы .eml в папке с названием "mail".
    2. Если хотите, сохраните файлы .eml во вложенных папках, названия которых соответствуют названиям папок интерфейса: "Входящие", "Отправленные" и т. д. Если вложенная папка не существует, она будет создана автоматически.
    3. Закройте папку mail.
    4. Нажмите Импорт и выберите файл zip.
  2. Импорт и экспорт сообщений
    Используя IMAP4, вы можете легко импортировать электронные письма, которые уже были получены или отправлены с помощью почтового программного обеспечения, или, наоборот, экспортировать полученные или отправленные электронные письма в традиционное программное обеспечение.

    В вашей программе сообщения привязаны к существующей учетной записи; мы будем называть ее обычной учетной записью. Создайте другую учетную запись (учетную запись IMAP4, подключенную к Защищенная почта Mailfence), а затем переместите папки или сообщения из одной учетной записи в другую с помощью перетаскивания. Когда закончите, удалите учетную запись IMAP4.

    • Импорт сообщений: перемещение папок или сообщений из обычной учетной записи в учетную запись IMAP4.
    • Экспорт сообщений в программное обеспечение: переместите папки или сообщения из учетной записи IMAP4 в свою обычную учетную запись.

Archiving

  1. Определение
    Архивация позволяет экспортировать сообщения для освобождения дискового пространства без удаления старых.

    Сообщения архивируются в файл с расширением .eml (формат Outlook), сжимаются в файл .zip и помещаются в инструмент Документы (при условии наличия достаточного места).

  2. Создать архив
    • Перейдите в папку (или подпапку), сообщения из которой вы хотите заархивировать.
    • Если вы хотите заархивировать только некоторые сообщения, выберите их, отметив все соответствующие поля.
    • Затем нажмите на Архив и решите, следует ли архивировать только выбранные сообщения, все сообщения или все сообщения в папке старше указанной даты. Опция позволяет удалить все сообщения после архивации.
    • Архив создается автоматически и помещается в инструмент Документы при наличии достаточного свободного места. Имя архивного файла - это дата его создания, но вы можете его переименовать.
  3. Использовать архив
    Вы можете сохранить архив в инструменте Документы и/или загрузить его на свой компьютер.

    Чтобы прочитать архив, загрузите его и откройте двойным щелчком мыши. Появится список всех заархивированных сообщений; они имеют формат .eml (совместимый с Outlook). Откройте сообщение двойным щелчком.

Печать

  1. Печать сообщений
    Display the message Actions and select Print.

Настройки

  1. Access to Settings
    There are several ways to access the Settings:
    • From any tool, click on the "..." button in the Actions and then choose Settings.
    • Click on your name in the right upper part of the screen to display the menu and choose Settings.
    • In the horizontal toolbar, choose the Settings icon. Note: this icon has been removed in the latest versions.
  2. Display external images
    If there are external images in a message, i.e., images hosted on a server and not directly in the message, they are not displayed. Indeed, external images can inform the sender that you have opened the message. They can deduce from that, for instance, that your email address is valid and active. This is useful information for a spammer.

    However, if you wish external images to be always displayed, activate this option.

  3. Компактный режим
    В компактном режиме список сообщений в папке отображает большее количество сообщений, поскольку каждое из них сокращается до одной строки вместо двух.
  4. Автоматическая передача
    Введите адрес email в поле Автоматическая переадресация. Переадресованные сообщения автоматически удаляются.

    Чтобы отменить автоматическую переадресацию, сотрите введенный вами адрес.

    Внимание. Убедитесь, что вы не создаете петлю! Если адрес, который вы вводите для автоматической переадресации, перенаправляется на первый email, это создаст петлю и приведет к непрекращающемуся увеличению сообщений. Если вы проверите внешний адрес POP3 и перенаправите все входящие сообщения на этот же адрес, это также создаст петлю.

  5. Сообщение об отсутствии
    Включите сообщение об отсутствии доступа к электронной почте в течение некоторого времени (отпуск, путешествие и т. д.). Вы можете установить даты начала и окончания. Вы также имеете возможность изменить тему и сообщение по умолчанию. Мы советуем ввести персональное сообщение, чтобы проинформировать отправителей о дате вашего возвращения, о том, с кем им следует связаться по срочным вопросам, и т. д.
  6. Email notification
    Incoming emails can be notified to your primary external email address. Select "Once" to be notified if at least one new email has arrived or select "Each email" to be notified for each incoming email. Spam messages do not trigger notifications, unless senders are whitelisted.

    If you wish to be notified for some recipients or subjects only, create a filter instead.
  7. SMS notification
    Incoming emails can be notified to your mobile phone number. Select "Once" to be notified if at least one new email has arrived, or select "Each email" to be notified for each incoming email. Spam messages do not trigger notifications, unless senders are whitelisted.

    If you wish to be notified for some recipients or subjects only, create a filter instead.

Аккаунт

  1. Максимальный размер входящего сообщения
    Независимо от вашей подписки, размер входящего сообщения не должен превышать 50 МБ.

    Максимальный размер входящего сообщения (текст и вложения) также определяется доступным пространством в вашем почтовом ящике, зависящим как от доступного дискового пространства для вашей подписки, так и от уже использованного вами пространства. Индикатор отображается под списком папок.

    Чтобы увеличить доступное пространство, архивируйте или удаляйте старые сообщения или приобретите более высокий уровень подписки.

  2. Суффиксы адреса электронной почты ("плюс-адресация")
    Вы можете передать кому-либо или ввести в веб-форму суффиксный адрес электронной почты, чтобы вы знали, передан ли ваш адрес электронной почты третьему лицу. Если ваш адрес электронной почты имеет вид firstname.lastname@example.com, то суффиксный адрес имеет вид firstname.lastname+suffix@example.com. Пример: для адреса john.smith@example.com вы можете использовать john.smith+amazon@example.com. Эта функция известна как "плюс-адресация" или "суб-адресация".
  3. Псевдоним
    Псевдоним - это второй адрес электронной почты для одной и той же учетной записи.

Short domain (mf.me)

  1. What is a short domain ?
    mf.me is the short domain for mailfence.com. Your @mailfence.com addresses are automatically available in a shorter form: @mf.me.

    The short domain is not automatically activated.
  2. Which addresses can get a short domain ?
    As mf.me is the short domain of mailfence.com, you cannot get a @mf.me address if you don't have the @mailfence.com address.

    Also, you don't get @mf.me addresses for your own email domains.

    Besides, if you don't activate the short domain for your account, nobody can use your @mailfence.com addresses on the mf.me domain.
  3. How to activate the short domain ?
    Go to Settings, choose Messages and then Short domain. Click on the Activate button.
  4. How to deactivate the short domain ?
    If you no longer wish to receive and send emails with the short domain, go to Settings > Messages > Short domain and click on Deactivate.
  5. Signatures
    The @mailfence.com and the @mf.me email addresses share the same signature. This is to avoid having twice the number of signatures.

Адрес email с собственным доменным именем

  1. Что такое адрес электронной почты с собственным доменом?
    Instead of an email address created on the Защищенная почта Mailfence domain name, you may use your own domain directly on our servers. Our servers will then become the official email servers of your domain name.

    Conditions

    • You must own a domain name. We do not sell domain names: if you don't have one, contact a reseller.
    • You must have a paid subscription.

    Implications

    • You keep your email address with the Защищенная почта Mailfence domain and the address with your own domain name is added as an alias.
    • All emails sent to whatever address of your domain name will end up on our servers: it is therefore not possible to transfer only certain addresses.
  2. Add an email domain
    Go to Settings > Messages and then Email domains. Click on Add an email domain. Enter a domain name. Choose a validation method to prove that you own the domain: add a file on the domain website or a record in the DNS. Follow the instructions on the screen and click on Validate.

    Once the domain is validated, the next steps will appear in the wizard: email servers for your domain (MX) and precautions to prevent sending messages by a third-party (SPF, DKIM and DMARC). Follow the instructions in the wizard.

    Your subscription sets the number of email domains you may add.
  3. Delete an email domain
    You can delete an email domain only if there are no email addresses using it in Защищенная почта Mailfence. If there are still addresses using the domain, you may keep the accounts but you will need to replace these.

    In the domains list, bring the pointer on the domain and click the deletion icon.
  4. Replace your own email address with an address on your domain
    If your main address is on the Защищенная почта Mailfence domain, you can replace it by an address on one of your domains.

    First, create the domain in your Защищенная почта Mailfence account. Then:
    • If you have no Users and don't plan to have any: please contact support.
    • If you have Users: go to Settings > Administration > Users. Select your account and edit your email address.

      Note: if you have just validated your email domain, you will need to log out and log in again for the users list to be displayed.
    If you wish to keep your Защищенная почта Mailfence address, recreate it as an alias.
  1. Не нашли ответа на свой вопрос? Ознакомьтесь с нашей базой знаний поддержки.
Регистрация